Cómo agrupar los datos financieros de tu empresa

Las anotaciones diarias de contabilidad que tienen las empresas, son agrupadas y clasificadas de forma ordenada para que podamos entender de forma rápida y sencilla la situación económica del negocio.

Son tres las principales agrupaciones de datos financieros que podemos realizar, para hacer más legible la situación patrimonial con la que contamos.

Activos

En primer lugar comenzamos con los activos, término que hace referencia a todos los bienes y derechos que tiene la empresa, necesarios para que pueda realizar su actividad.

Por ejemplo, en una empresa de desarrollo de Software, los activos serán el edificio que alberga las oficinas; los equipos informáticos de sobremesa que se usan en cada puesto de trabajo; los equipos portátiles que los técnicos usan para trabajar desde casa o en la sede del cliente; los programas informáticos; los servidores físicos con la infraestructura en la nube; el material de papelería; licencias de uso; impresoras y toners… Activos tangibles o intangibles, como acabamos de ver en esta lista improvisada.

De ella habría que excluir, todos aquellos elementos que no sean propiedad de la empresa, o susceptibles de venta. Es decir, si disponemos de impresoras alquiladas, aunque sea un bien que usamos para producir beneficios, no es de nuestra propiedad, sólo tenemos derecho al uso. Por este motivo, no puede ser clasificado como un activo.

Por tanto, serán activos aquellos bienes que cumplan dos condiciones. Por una parte que produzcan un beneficio real y facturable, y por otra, que sean de la propiedad de la empresa y susceptibles de ser vendidos.

A su vez, los activos de una empresa pueden clasificarse según su liquidez o facilidad con la que pueden convertirse en dinero. Según este último criterio pueden ser clasificados como activos corrientes y activos no corrientes.

Los de tipo corriente son aquellos activos que ya han sido líquidos (dinero en efectivo) o esperan serlo en un periodo inferior a un año, como por ejemplo las facturas de los clientes o los productos fabricados que se hayan puesto a la venta. Por su parte, los no corrientes son aquellos que se usan en la producción o prestación de servicios y que no han sido adquiridos con fin de ser vendidos. Por ejemplo, las instalaciones de la oficina o los equipos informáticos.

Pasivos

Cada activo que tiene nuestra empresa cuenta con un origen de financiación que puede ser de dos tipos, dependiendo de si se ha costeado con fondos propios de los socios o con dinero que ha sido prestado.

En este último caso, el préstamo es lo que conocemos como deuda que tenemos que devolver como obligación y lo que podemos definir como pasivos.

Los pasivos son las anotaciones de deudas que tiene la empresa y tienen una correlación absoluta con los activos. Definen de dónde se ha sacado el capital para financiar los activos y las obligaciones que conllevan su origen. Por ejemplo, serían pasivos de tu negocio las facturas pendientes de pago de la luz de nuestras instalaciones, los salarios de los trabajadores del anterior mes aún no abonados, el préstamo del banco para la obra de ampliación de las oficinas, los pagos pendientes de impuestos legales, etc.

Los pasivos se agrupan en diferentes partidas. En primer lugar el patrimonio neto, que son las deudas que se tienen con los propietarios o socios accionistas. Es un tipo de deuda particular, ya que es exigible por corresponder al dinero inicial o posterior que se ha ido depositando por los socios. 

En segundo lugar el pasivo propiamente dicho, que se clasifica en dos grupos. Por un lado el de los pasivos no corrientes, que son las deudas a largo plazo sí exigibles y que suelen ser préstamos de larga duración. Y, por otro lado, el grupo de los pasivos corrientes, que son las deudas a corto plazo, también exigibles dentro del ejercicio actual, y que suelen proceder de acreedores y proveedores.

El equilibrio contable reside en la igualdad entre el valor del activo y su financiación.

Ingresos, compras y gastos

Un ingreso es la transacción realizada entre la empresa y sus clientes. Supone el incremento de los recursos de la empresa y normalmente sustenta los activos que han sido creados para la venta de bienes o servicios.

Según el plan general de contabilidad, los ingresos son incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sean como el aumento de valor de los activos o disminución de los pasivos, siempre y cuando no tengan su origen en aportaciones de socios o propietarios.

Generalmente se generan como consecuencia de las ventas de nuestros productos y servicios, se derivan de los activos que se han creado para la venta. También pueden proceder de subvenciones o de los intereses que nos da el banco por usar nuestro dinero.

Se produce en el momento que tiene lugar el ingreso contable, aunque el dinero llegue a nuestra cuenta en fechas posteriores. Como resultado de nuestra actividad obtendremos la diferencia entre el ingreso realizado y los costes que han sido necesarios para conseguirlo.

Los contables clasifican los costes en dos grandes grupos, el de las compras y los gastos. Las compras son la adquisición en el exterior de activos fijos y materias primas que necesita para realizar su actividad empresarial.

Y de igual manera que ocurre con los ingresos, en el caso de los costes, ya sean compras o gastos, son considerados en el momento de producirse con independencia de que se encuentren pagados o pendientes de pago.